Mediebedriftenes Landsforening

Innhold

Viktigheten av en god arbeidsavtale og hvordan få det til

Nyhet, Arbeidsrett

Publisert

Flere arbeidsavtaler har behov for en oppgradering i følge MBLs advokatfullmektig Ida Bentestuen.

"Gjennom 108 år har arbeidsavtalene - forfattet av MBLs medlemmer, vært en sentral kilde til så vel løsningen som årsaken til problemstillinger juridisk avdeling blir involvert i", skriver MBLs advokatfullmektig Ida Bentestuen i denne artikkelen som gir enkle instruksjoner det kan lønne seg å ta tak i:

Vi har sett det meste. Arbeidsavtaler tettpakket med tekst på 10 sider, arbeidsavtaler i stikkordsfasong på 10 linjer, avtaler som finnes, men som ikke er mulig å oppdrive, løkkehåndskrevne avtaler, og avtaler som minner mer om skjønnlitterære verk enn om arbeidskontrakter. Vi ser at en raus brøkdel av avtalene har behov for oppgradering. "Hvordan" og "hvorfor" har hovedrollene i denne artikkelen.

Ta utgangspunkt i en mal

Et kvikt googlesøk på "mal arbeidsavtale" gir oss 23 000 søkeresultater. Det er med andre ord et generøst tilbud der ute til de som vil begynne med et annet utgangspunkt enn den frie kunstneriske utfoldelse. Men hvordan vet man om "internettmalen" holder mål når det gjelder dagens og ikke bare fjorårets lovgivning. Og har de som står ansvarlig for malen tilpasset den til morgendagens arbeidsgivere?

Har du sjekket ut NHOs standardarbeidskontrakter? Disse holdes løpende oppdatert av dyktige fagfolk og er til enhver tid i overensstemmelse med gjeldende lovgivning. Etter MBLs syn gir avtalemalene et balansert utgangspunkt for rettigheter og plikter mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, samtidig som de gir arbeidsgivere et visst spillerom til å foreta justeringer når fremtiden ankommer.

"Låst" til et gammelt dårlig utgangspunkt?

Støtt hører vi at arbeidsgivere opplever seg "låst" til kontraktene som allerede er inngått -  i noen tilfeller for flere decennier siden. Dette er delvis rett. At "avtaler skal holdes etter sitt innhold" et grunnleggende avtalerettslig prinsipp som har røtter helt tilbake til romerretten. Prinsippet innebærer at begge parter må leve opp til det som er avtalt og at de ikke ensidig kan endre sine forpliktelser underveis. For eksempel kan ikke arbeidsgiver bestemme seg for å redusere lønnsbetingelsene som fremgår av arbeidsavtalen. Så ja, både arbeidsgiver og arbeidstaker er sånn sett "låst" til kontrakten som er inngått.

Dersom en arbeidsavtale ikke er i tråd med arbeidsmiljøloven, er det ingenting i veien for at den erstattes av en ny avtale. Arbeidsgiver er forpliktet til å ha avtaler som er i overensstemmelse med dagens lovgivning. Et eksempel er der arbeidstakeren er midlertidig ansatt, men det ikke står i arbeidsavtalen hva som er grunnlaget. Her kan begge parter kreve at avtalen redigeres slik at årsaken til midlertidigheten fremgår. For eksempel. "Jonatan er ansatt midlertidig som journalist, i et vikariat for Ruben med en varighet på 6 måneder."

Når en utdatert arbeidsavtale skal erstattes av en ny er det en forutsetning at innholdet videreføres. Gjøres det innholdsmessige forandringer i avtalen eller det foretas språklige endringer av betydning for avtalens innhold, kan den ansatte motsette seg det.

Ettersom arbeidsavtaler er bindende, etter sitt innhold er det  viktig å ha et bevisst forhold til hva som er innholdet i avtalene. Selv om en avtale skal være i tråd med loven, er det ikke dermed sagt at den skal gi en nøyaktig beskrivelse av alle sider ved arbeidsforholdet. Et slikt forfattergrep, vil raskt kunne virke begrensende. NHOs avtalemal viser at det er mulig å ha en avtale som er lovlig men ikke uttømmende. Les mer i punkt 3 nedenfor.

Her er noen råd:

  1. Sørg for å ha de ansattes arbeidsavtaler, og oppbevar disse på et trygt sted.
  2. Er avtalene inngått for lenge siden og er det behov for endring/modernisering, la det ikke vente "til helga kanskje".
  3. Ta i bruk NHOs mal for arbeidsavtale og plott inn innholdet fra de ansattes tidligere avtale.
  4. Den nye avtalen må forelegges den ansatte for signering.

Vil du vite mer om hva som står i loven når det gjelder arbeidsavtalen, så kan du la øynene gli videre.

Kravene til hva som skal stå i en arbeidsavtale fremgår av arbeidsmiljøloven §§ 14-5 og 14-6.

Det er ikke lov å inngå muntlig avtale om ansettelse, heller ikke der arbeidsforholdet er kortvarig. Loven sier at avtalen skal inngås skriftlig og det senest innen én måned etter at arbeidsforholdet er påbegynt. Ofte ser vi at arbeidsavtaler blir inngått for seint. Dette kan føre til uklare rammer for et arbeidsforhold som igjen kan føre til konflikt og forhandlinger mellom arbeidsgiver og arbeidstaker etter at arbeidsforholdet er påbegynt. Dersom det oppstår diskusjon om hva som muntlig var avtalt, så er det arbeidsgiver som har klarhetsrisikoen.

Innholdskravene som er opplistet i loven er obligatoriske. Dette innebærer at man ikke kan plukke ut det man ikke skjønner eller liker.

Videre er innholdskravene ikke-uttømmende. De er såkalte minstekrav. Det betyr for det første at andre forhold av "vesentlig betydning for arbeidsforholdet" fremgå av den skriftlige arbeidsavtalen. For det andre innebærer det at partene kan ta inn flere og mer detaljerte bestemmelser. Det er full avtalefrihet innenfor de grenser som følger av ufravikelig lovgivning og avtalelovens bestemmelser om avtalers innhold.

Det kan derfor utmerket vel stå i arbeidsavtalen at fru Jakobsen har rett til å ha med seg papegøyen sin på jobb. Imidlertid må arbeidsgiver vurdere hensiktsmessigheten av å ta inn denne type rettigheter som vil bestå så lange arbeidsforholdet består. I dette eksempelet må rettigheten vurderes i et fremtidsperspektiv. Hvordan skal man forholde seg til at andre ansatte reagerer på papegøyen? Og vil det være tillatt å ha med kjæledyr i et hvert lokale bedriften utøver sin virksomhet i? MBLs anbefaling er at arbeidsgiver vurderer om rettigheter utover lovens minstekrav snarere hører hjemme i en rundkantet praksis på arbeidsplassen eller i personalhåndboken.

Følgende skal opplyses i den skriftlige avtalen:

Hvem som har inngått avtalen

I loven står det at "partenes identitet" skal oppgis.

Arbeidsgivers identitet kan være navnet på selskapet, stiftelsen eller sammenslutningen avhengig av hvordan virksomheten er organisert. Dersom virksomheten er organisert som et konsern bestående av flere selskap, vil det være det navnet på det aktuelle selskapet -og ikke navnet på konsernet som skal oppgis.

Hvor arbeidet utføres – arbeidsplassen

I arbeidsmiljøloven står det at arbeidsplassen skal oppgis i kontrakten, det vil si arbeidsstedets forretningsadresse. Dersom arbeidet utføres flere bestemte steder, for eksempel på ulike lokalkontor, skal de ulike adressene oppgis. Dersom det ikke eksisterer en fast arbeidsplass, skal det opplyses.

Det hender vi får spørsmål om arbeidsstedet kan endres for de ansatte for eksempel dersom et lokalkontor nedlegges. Dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle og vi oppfordrer dere til å fortsette å ta kontakt med oss.

I NHOs mal for arbeidsavtale er det tatt høyde for at arbeidsgiver på et senere tidspunkt kan ha behov for å foreta endringer, se følgende formulering: Arbeidssted: for tiden arbeidsgivers lokale: [angi adresse og kommune]. Arbeidssted kan endres dersom arbeidsgiver har behov for at arbeidstaker arbeider ved andre deler av virksomheten eller virksomheten flyttes. Arbeidstaker må påregne at arbeidet må utføres utenfor arbeidsstedet når stillingen krever det.

Hva arbeidet består i eller stillingstittel

Arbeidsavtalen skal gi en beskrivelse av arbeidet, arbeidstakers tittel, stilling eller arbeidstakerkategori.

I enkelte avtaler ser vi at arbeidsgiver har gitt en detaljert beskrivelse av hva arbeidet består i eller at stillingstittelen gir et snevert arbeidsområde. Dette kan føre til en begrensning i arbeidsgivers fleksibilitet den dagen det er behov for å gjøre endringer.

Eksempel: "Gerd Wenche er ansatt som journalist i B-avdelingen og skal dekke saksfeltet verdensøkonomi" gir mindre fleksibilitet enn "Gerd Wenche er ansatt som journalist".

I moderne arbeidsavtaler er det vanlig med såkalte fleksibilitetsklausuler, som fastslår at den ansatte må finne seg i endring av arbeidsoppgaver avhengig av virksomhetens behov til enhver tid. Det vil bero på en tolkning i hvert enkelt tilfelle om en slik klausul lovlig kan gjøres gjeldende. Det sentrale i en slik problemstilling vil være hvor stor endringen er og hvilke konsekvenser den har for den ansatte. Ta gjerne kontakt med MBLs arbeidslivsavdeling for en vurdering.

Når arbeidsforholdet startet

Arbeidsavtalen skal opplyse om tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse.

Det er ikke tilstrekkelig at det fremgår av avtalen når denne er inngått, ettersom dato for avtaleinngåelse og tidspunkt for oppstart kan være ulike. Oppstartdatoen kan være av betydning for andre rettigheter. Et eksempel på dette er at den ansatte først har rett til å benytte egenmelding to måneder etter ansettelsesforholdet begynte.

Om arbeidsforholdet er midlertidig og hvorfor

Det skal opplyses i arbeidsavtalen om ansettelsen er midlertidig. I tillegg skal det fremgå hva begrunnelsen for den midlertidige ansettelsen er. Med begrunnelse, menes rettslig begrunnelse og ikke en forklaring på hva som gjør ansettelsen midlertidig. Det er tilstrekkelig å henvise til arbeidsmiljøloven § 14-9 som lister opp de ulike grunnlagene for midlertidig ansettelse.

Eksempel: "Renate er ansatt midlertidig som journalist i et ettårig vikariat for Roy jfr. § 14-9 (1) bokstav b" i motsetning til "Renate er midlertidig ansatt midlertidig som journalist i et ettårig vikariat for Roy, fordi Roy ligger nede for telling etter et stygt fall på glattisen.

Det skal videre opplyses om forventet varighet for ansettelsen.

Dersom den ansatte går fra et midlertidig grunnlag til et annet, for eksempel fra et vikariat til et prosjektarbeid, må det fremgå av arbeidsavtalen.

I januar 2019 kom det nye regler om fast ansettelse. Du kan lese om endringen her.

 

Om det er avtalt prøvetid og hvor lenge

Arbeidsgiver har rett til å innta bestemmelse om prøvetid i arbeidsavtalen, jf. arbeidsmiljøloven § 15-6. 

Formålet med prøvetid er å gi både arbeidsgiver og arbeidstaker anledning til å prøve ut arbeidsforholdet. For at det skal være en reell prøvetid, må arbeidstakeren gis mulighet til å prøve seg frem, få opplæring i sine nye arbeidsoppgaver og bli kjent med de krav som stilles til ham eller henne.

Vi ser at det hersker en misoppfatning når det gjelder den ansattes stilling og stillingsvern i prøvetiden. Enkelte oppfatter prøvetiden som en periode der enhver misnøye med den ansattes adferd, innstilling eller arbeidsutførelse er god nok grunn til å kvitte seg med vedkommende. Dette er ikke riktig. Litt enkelt forklart gjør prøvetid det noe lempeligere for arbeidsgiver å si opp den ansatte. Likevel må oppsigelsen være begrunnet. Det vil være av betydning om arbeidsgiver har dokumentert kravene som stilles til den ansatte og oppfølgningen.

I prøvetiden er oppsigelsesfristen 14 dager, altså kortere enn i ansettelsesforholdet for øvrig, Partene står fritt til å avtale en annen frist.

Prøvetid kan avtales i alt fra én dag til seks måneder, men ikke lengre.

Dersom arbeidstaker har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden, kan arbeidsgiver forlenge den avtalte prøvetiden med en periode som tilsvarer lengden av fraværet.

Bestemmelse om prøvetid og eventuell forlengelse av prøvetiden må fremgå skriftlig.

Rett til ferie og feriepenger (kan henvises til lov/forskrift/tariffavtale)

Retten til ferie og feriepenger fremgår allerede av ferieloven. Den avtalefestede ferien fremgår av tariffavtalen (for virksomheter omfattet av tariffavtale). Lovgiver har derfor tenkt som så, at det ikke er påkrevet at arbeidsgiver repeterer disse rettighetene i arbeidsavtalen. Det tilstrekkelig at arbeidsavtalen opplyser om ferietidens lengde og at det ellers henvises til ferielovens bestemmelser og tariffavtalen.

Oppsigelsesfrist (kan henvises til lov/forskrift/tariffavtale)

Arbeidsavtalen må angi oppsigelsesfrist for arbeidsforholdet, for øvrig kan det henvises til arbeidsmiljølovens regler om oppsigelsesfrister.

Arbeidsmiljølovens utgangspunkt er at oppsigelsesfristen har en varighet på én måned. Det er imidlertid adgang til å avtale lengere og kortere frist.

Etter arbeidsmiljøloven løper oppsigelsesfristen første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted.

Lønn og tillegg (kan henvises til lov/forskrift/tariffavtale)

Det skal opplyses om den gjeldende, eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse.

Det samme gjelder eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som kommer i tillegg til lønnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgjørelse. Det er tilstrekkelig at loven henviser til lover, forskrifter og/eller tariffavtaler som regulerer dette. Se for eksempel NHOs avtalemal som henviser til virksomhetens til enhver tid gjeldende pensjonsordning, og tar forbehold om endringer:

"Så lenge arbeidsforholdet varer, deltar Arbeidstaker i virksomhetens til enhver tid gjeldende kollektive pensjonsordning og relevante personalforsikringer såfremt vilkårene for deltakelse er oppfylt. Disse ordningene kan endres av arbeidsgiver, herunder avvikles, så fremt annet ikke følger av ufravikelig lovgivning eller avtale"

Både utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling skal fremgå av avtalen. Dette kan for eksempel gjøres slik: " lønnen utbetales ved bankoverføring til As konto den 15. hver måned".

Når og hvor lenge man jobber per dag og per uke (kan henvises til lov/forskrift/tariffavtale)

Arbeidsavtalen må angi lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid.

For eksempel kan dette gjøres slik: for ansettelsesforholdet gjelder 37,5 timers arbeidsuke som tilsvarer 7,5 timers arbeidsdag. Inndelingen av arbeidstiden fastsettes i en arbeidsplan jfr. aml. § 10-3 og Journalistavtale for ukepresse § 19.

Dersom det foreligger andre avtaler om arbeidstiden, for eksempel gjennomsnittsberegning, eller andre unntak fra arbeidstidsbestemmelsenes utgangspunkt skal det fremgå av arbeidsavtalen. Se også punkt 12. MBL får mange spørsmål om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden og ser at dette ofte ikke er regulert i ansattes arbeidsavtaler. Les mer om temaet  her og ta kontakt med oss ved spørsmål.

I januar 2019 kom det nye regler om regulering av arbeidstid. Dersom arbeidet skal utføres periodevis, skal arbeidsavtalen fastsette eller gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres. Du kan lese om endringene her

Lengde av pauser (kan henvises til lov/forskrift/tariffavtale)

Det er viktig å ha et forhold til hvor lang pause de ansatte har krav på om den skal inngå i arbeidstiden eller ikke. Minimumskravene fremgår av arbeidsmiljøloven § 10-9 og 11-5.

Det er lov til å gi de ansatte bedre rettigheter.

Om det er inngått avtale om nattarbeid, fleksibel arbeidstid eller redusert arbeidstid for en periode.

Bestemmelsen må sees i sammenheng med arbeidsmiljøloven § 10-2 andre, tredje og fjerde ledd.

Hvilke tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet.

I arbeidsavtalen skal det opplyses om eventuelle tariffavtaler.

Det er tilstrekkelig at det henvises til den aktuelle hovedavtalen og tariffavtalen som regulerer det konkrete ansettelsesforholdet.